Românii care au desfășurat activități profesionale atât în România, cât și în alte state europene pot valorifica perioadele de asigurare acumulate în fiecare sistem atunci când solicită pensia. Conform regulilor de coordonare, aceste perioade sunt luate împreună în considerare pentru stabilirea dreptului la pensie, însă fiecare stat rămâne responsabil să calculeze și să plătească suma care îi revine persoanei, respectând propria legislație națională.
Casa Națională de Pensii Publice utilizează termenul de „pensii comunitare” pentru a descrie aceste drepturi stabilite pentru cei care au lucrat în mai multe state membre. Procedura vizează persoanele cu perioade de asigurare în România și în alte țări ale Uniunii Europene, dar regulile se aplică și în relația cu Islanda, Liechtenstein, Norvegia și Elveția. Pentru verificarea stagiului necesar în sistemul public românesc, anii realizați în țară sunt însumați cu perioadele confirmate de instituțiile competente din celelalte state.
Calculul sumei se face prin stabilirea unei pensii teoretice care ia în calcul toate perioadele confirmate, aplicând principiul pro rata temporis pentru a determina partea corespunzătoare timpului de asigurare în fiecare stat. Dacă solicitantul are dreptul la o pensie calculată exclusiv pe baza perioadei realizate într-un singur stat, instituția compară cele două rezultate și acordă suma mai avantajoasă. Pentru perioade de asigurare sub un an, lunile nu se pierd, ci sunt luate în calcul în țările unde persoana a fost asigurată mai mult timp.
Plățile pot începe la date diferite, deoarece vârsta legală de retragere din activitate nu este uniformă în toate țările implicate. CNPP precizează că solicitantul nu trebuie să îndeplinească simultan condițiile de pensionare în toate statele, deoarece fiecare parte acordă pensia doar după îndeplinirea condițiilor specifice statului care o plătește. Comisia Europeană avertizează că suma primită se poate modifica atunci când pensionarea nu are loc simultan în toate țările, motiv pentru care se recomandă verificarea condițiilor în fiecare stat în prealabil.
Cererea de pensionare se depune, în mod obișnuit, la instituția competentă din țara în care solicitantul are șederea permanentă. Dacă persoana este stabilită într-un alt stat membru, instituția respectivă comunică direct cu autoritățile din România, eliminând necesitatea deplasării solicitantului în țară. În situația în care persoana nu a fost niciodată asigurată în statul de domiciliu, cererea este transmisă către instituția din țara în care aceasta a desfășurat ultima activitate profesională.
Pentru dovedirea perioadelor de activitate din România înainte de 1 aprilie 2001, sunt necesare carnetul de muncă sau adeverințele eliberate de foștii angajatori. De la această dată, evidențele sunt păstrate electronic, însă lipsa carnetului de muncă poate fi compensată prin documente de la deținătorii de arhive sau operatorii autorizați de Arhivele Naționale. În contextul evoluțiilor demografice, vârsta de pensionare a femeilor este programată să urce treptat până la 65 de ani până în anul 2035, conform calendarului pe ani de naștere.